Sổ tay nhân viên là gì? Cách thiết kế sổ tay nhân viên đẹp

Sổ tay nhân viên là vật dụng vô cùng quen thuộc đối với hầu hết các doanh nghiệp hiện nay. Không chỉ đơn thuần là nơi ghi chép thông tin, sổ còn đóng vai trò quan trọng giúp nhân viên hiểu rõ hơn về văn hoá công ty. Trong bài viết hôm nay, Hưng Việt Mỹ sẽ giúp các bạn hiểu rõ sổ tay nhân viên là gì? Cách thiết kế sổ độc đáo, ấn tượng và phù hợp nhất.

Sổ tay nhân viên là gì?

Sổ tay nhân viên (Employee Handbook) là tài liệu thiết yếu được trao cho nhân viên mới khi họ gia nhập công ty. Nó đóng vai trò như cẩm nang toàn diện, giúp nhân viên hiểu rõ về văn hóa công ty, các quy định, chính sách, quyền lợi và trách nhiệm của bản thân.

Sổ tay cũng cung cấp thông tin về các quy trình nội bộ, quy định an toàn lao động và các nguồn lực hỗ trợ khi nhân viên gặp vấn đề. Đồng thời, đây cũng có thể coi là một ấn phẩm thể hiện văn hoá doanh nghiệp.

Lý do doanh nghiệp cần làm sổ tay nhân viên

Được coi là chìa khoá của doanh nghiệp giúp nhân hiểu rõ hơn về công ty. Sau đây là một số lợi ích mà có thể bạn chưa biết:

Tạo gắn kết nhân viên mới với mọi người

Sổ tay nhân viên thể hiện sự quan tâm và đầu tư của công ty vào nhân viên. Khi nhận được sổ, nhân viên cảm thấy được chào đón, tôn trọng và đánh giá cao. Điều này giúp họ cảm thấy tự hào khi trở thành thành viên của công ty và có động lực để gắn bó lâu dài với công ty.

Ngoài ra, sổ tay cũng cung cấp thông tin liên lạc của các phòng ban, nhân viên giúp họ kết nối và giao tiếp với nhau. Tham gia vào các hoạt động chung của công ty được giới thiệu. Đồng thời giúp nhân viên xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp và tăng cường sự gắn kết nội bộ.

Hạn chế các vấn đề về pháp lý

Sổ tay nhân viên là tài liệu quan trọng đóng vai trò như kim chỉ nam, hướng dẫn và quy định cho nhân viên trong quá trình làm việc.

Trong cuốn sổ tay sẽ cung cấp đầy đủ các nội quy, quy định dành cho nhân viên. Điều này giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý, bảo vệ quyền lợi của cả doanh nghiệp và nhân viên.

Xây dựng văn hoá minh bạch

Tất cả các thông tin trong sổ tay mà doanh nghiệp cung cấp giúp tạo sự uy tín và tính minh bạch, giúp nhân viên tin tưởng hơn doanh nghiệp

Giúp thiết lập chính xác làm việc ổn định

Sổ tay nhân viên đóng vai trò thiết yếu trong việc hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng hệ thống chính sách logic và hiệu quả. Nhờ vào sổ tay, nhà quản lý có thể dễ dàng nắm bắt thông tin, theo dõi và đánh giá hiệu quả hoạt động. Từ đó đưa ra những quyết định cải thiện phù hợp, góp phần nâng cao năng lực quản trị và phát triển doanh nghiệp một cách bền vững.

Công cụ đánh giá năng lực nhân viên

Nhờ vào việc minh bạch hóa quyền lợi và nghĩa vụ của nhân viên thông qua sổ tay. Doanh nghiệp có thể tạo nền tảng để triển khai các hoạt động khích lệ tinh thần hiệu quả. Việc này góp phần thúc đẩy tinh thần làm việc, tăng cường sự gắn kết và hạn chế các hành vi vi phạm nội quy trong công ty.

Nguyên tắc xây dựng sổ tay nhân viên

Để xây dựng một cuốn sổ tay cho nhân viên đúng chuẩn, bạn cần phải đáp ứng đầy đủ các nguyên tắc quan trọng như sau:

Nguyên tắc về nội dung

Nội dung mà sổ tay cung cấp cần phù hợp với văn hóa, lĩnh vực hoạt động và quy mô của doanh nghiệp. Trong đó một số nội dung quan trọng cần đảm bảo trong cuốn sổ tay như:

• Giới thiệu chung về doanh nghiệp
• Tầm nhìn, sứ mệnh mà doanh nghiệp muốn hướng đến.
• Quy tắc ứng xử của cán bộ công nhân viên
• Nội quy, quy định khi làm việc.
• Cơ chế phúc lợi và khen thưởng.

Ngoài ra, bạn có thể bổ sung thêm thông tin liên hệ các phòng ban cũng như sơ đồ tổ chức công ty.

Nguyên tắc về hình thức trình bày

Hình thức trình bày vô cùng quan trọng giúp nhân viên có thể dễ dàng sử dụng. Trong đó, 2 phương thức trình bày phổ biến nhất của các mẫu sổ tay nhân viên là:

• Bản in ấn: Đây là hình thức trình bày mà bạn có thể dễ dàng bắt gặp tại hầu hết các doanh nghiệp. Phương thức này giúp nhân viên có thể dễ dàng mang theo bên mình bất kỳ lúc nào. Nhưng khi in ấn đòi hỏi doanh nghiệp cần phải bỏ thêm khoản chi phí lớn để in cũng như tái bản lại nếu có thay đổi.
• Bản sổ tay điện tử hay website: Phương thức này tiết kiệm hơn, do doanh nghiệp không cần phải trả phí in ấn.

Nguyên tắc về ngôn ngữ

Trong sổ tay, doanh nghiệp có thể linh hoạt sáng tạo khi sử dụng các ngôn ngữ. Tuy nhiên, trong lĩnh vực kinh doanh, ngôn ngữ cần:

• Thể hiện sự tích cực: Sử dụng ngôn ngữ tích cực, thể hiện sự tin tưởng và tôn trọng nhân viên. Vì vậy, hãy thay đổi ngôn ngữ nói thân thiện phù hợp nhé.
• Sử dụng ngôn ngữ đối thoại: Sử dụng đại từ “bạn” thay vì “nhân viên”, “người lao động” để tạo cảm giác gần gũi, thân mật, hướng đến từng cá nhân.
• Ngôn ngữ đơn giản, ngắn gọn: Để các thông tin doanh nghiệp truyền tải một cách hiệu quả, hãy sử dụng ngôn ngữ và câu từ gọn. Đặc biệt không sử dụng các từ đa nghĩa tránh gây hiểu nhầm.

Hướng dẫn cách xây dựng sổ tay nhân viên 

Sổ tay nhân viên là điều cần thiết và quan trọng đối với một doanh nghiệp. Dưới đây là các bước cơ bản để xây dựng sổ đẹp và độc đáo:

Xác định mục tiêu

Trước hết, mỗi doanh nghiệp cần xác định mục tiêu chính của sổ tay nhân viên muốn hướng tới là gì? Có rất nhiều cách xác định mục tiêu sổ doanh nghiệp như: Giới thiệu công ty, hướng dẫn quy định hay truyền tải văn hoá thông điệp,…

• Về đối tượng: doanh nghiệp muốn hướng đến nhân viên mới hay nhân viên lâu năm.
• Với nhân viên mới: Cần tập trung vào thông tin giới thiệu công ty, văn hóa doanh nghiệp, quy định chung.
• Với nhân viên lâu năm: Cần cập nhật thông tin mới về công ty, chính sách, quy trình, cũng như các chương trình phát triển cá nhân.

Lên kế hoạch nội dung

Thông thường, nội dung của một cuốn sổ tay nhân viên sẽ bao gồm các ý như sau:

• Phần giới thiệu: Giới thiệu về công ty, lịch sử hình thành, sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi.
• Phần quy định: Quy tắc ứng xử, quy định về giờ giấc, trang phục, nghỉ phép, bảo mật thông tin,…
• Phần quyền lợi và nghĩa vụ: Chính sách lương thưởng, bảo hiểm, phúc lợi, chế độ nghỉ thai sản,…
• Phần văn hóa doanh nghiệp: Các hoạt động tập thể, chương trình đào tạo, phát triển cá nhân.
• Thông tin liên lạc: Danh bạ các bộ phận, phòng ban và thông tin liên hệ của các quản lý.

Thiết kế giao diện và bố cục

Đặc điểm bố cục của các cuốn sổ tay doanh nghiệp hiện nay cần đáp ứng một số yêu cầu như:

• Thiết kế khoa học, dễ tìm kiếm thông tin
• Giao diện bắt mắt, thu hút sự chú ý của nhân viên.
• Đảm bảo tính nhất quán trong thiết kế( về phông chữ, màu sắc, nội dung và hình ảnh).

In ấn và kiểm tra sản phẩm

Trong quá trình in ấn sản phẩm, doanh nghiệp cần đảm bảo chất lượng về màu sắc, nội dung không bị mắc lỗi. Ngoài ra, cần đảm bảo nội dung phù hợp với đối tượng mà doanh nghiệp muốn hướng đến.

Địa chỉ thiết kế sổ tay nhân viên, doanh nghiệp giá tốt 

Sở hữu nhiều lợi ích và tầm quan trọng cao, sổ tay nhân viên trở thành vật phẩm không thể thiếu trong các doanh nghiệp hiện nay. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất và thiết kế sổ tay. Hưng Việt Mỹ luôn mang đến những ấn phẩm độc đáo, ấn tượng nhưng vẫn đảm bảo tính phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.

Trong suốt 10 năm hoạt động, Hưng Việt Mỹ luôn được đánh giá cao với:

• Chất lượng đảm bảo: Hưng Việt Mỹ cam kết cung cấp sổ tay chất lượng cao, đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng với sự uy tín và tin cậy từ lâu.
• Giá cả phải chăng: Với mức giá hợp lý, dịch vụ của chúng tôi mang lại sự tiết kiệm cho khách hàng mà vẫn đảm bảo được chất lượng sản phẩm.
• Đa dạng sản phẩm: Khách hàng sẽ được lựa chọn từ một loạt các mẫu sổ tay đa dạng về kích thước, chất liệu và thiết kế, đáp ứng mọi nhu cầu sử dụng.

Có thể thấy sổ tay nhân viên đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng văn hóa và quy định của doanh nghiệp. Nếu bạn chưa lựa chọn được mẫu thiết kế sổ tay nhân viên cho doanh nghiệp mình, hãy liên hệ ngay tới Hưng Việt Mỹ. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết kế và sản xuất sổ tay, chắc chắn dịch vụ của của chúng tôi sẽ làm bạn hài lòng.